なぜ、仕事にデータベースが必要なのか、あらためて考える

ＰＯＳレジは準備しておりますので、少々お待ちくださいね。
その前に、なぜデータベースを奨めているのか、少しだけお話しします。

僕の場合は、仕事柄外食産業・製菓製造業、百貨店と関わることが多かったせいか、意外とすんなりとデータベースをチョイスし、すぐに効果が現れました。

たとえば、賞味期限シールなんですが、パッケージ化された焼菓子などに貼ってある、原材料、賞味期限、製造元、販売元などの表示されている「あれ」です。市販のソフトは印刷だけが目的であって、管理までは出来ないんですねー。

店の店長

お菓子屋さんが作る焼菓子は、１年を通してまったく変化が無いわけではなく、四季や旬の素材を活
かして製造しますので、よく変わります。さらに次の時はグレードＵＰしたり、流行りそうなレシピを用いてオリジナルの商品が製造されます。
ですから、印刷だけを目的とした賞味期限シールですと、種類も数も多く、商品データを探す前に、何年の何月頃のファイルを探して、開いてみて「えーーっ、いったいどこにあるの？」というようなことが頻繁に起こるんです。忙しい時こそ必要なのに、フォルダやファイルを探して印刷というのは、正直使い物にならないのです。

また、毎回原材料を打込むにしても、原材料というのは表示するための決まり事があります。原材料の使用量順、食品添加物と分けて記載、アレルギー表示を記載をしなくていけません。商品ごとに全て違いますから、新商品ができたら、全て変えなくてはならないのです。


①商品ごとに違う
②同じ商品でも季節によって違う
③表記する内容が多い
④表記ルールがある
⑤中身のデータは更新される事が前提

あと付け加えるなら「法令を厳守しなくてはいけない」という事です。
このような前提条件があるにもかかわらず、印刷目的だけのソフトウエアやプリンタ一体型の機械があるというのは、そもそも現場を無視したリサーチから開発されたとしか考えられません。

FileMakerなどのデータベースなら

①ファイルは１つで間に合います。（探さなくていい）
②商品を、包装ごと、内容量ごとに、原材料、添加物、アレルギー管理が出来ます。
（ワープロ打ちの書き換えではなく、データとして更新します）
②商品を検索しやすいように分類分けします。
（探しやすい）
③同じ商品名でも、コード番号にハイフンを付けて季節や材料違いの種類まで管理できるようにします。
（間違いを無くす）
④今、印刷したいものだけ、検索させ、この商品２０枚、この商品１０枚というようなラベルシール印刷が可能になります。
（紙が無駄にならない。コンピューターらしい）


今までの様なワープロ書き換えではなく、データとして更新ができるのです。
その商品開発の過去から現在の流れ、いきさつが上書きされるのではなく、別途データが更新されるわけですから、遡った管理までできちゃうんです。

突然のお客様の要望に答えられる準備というのは、絶対条件ですよね。

病院の採血に使用するラベルも同じですよね、Aさんという患者さんには６本分、Bさんは８本分のシールを印刷します。患者さんごとは１レコードずつですが、必要な枚数分を印刷する。これもデータベースの技ですよね。何時、誰が、何枚発行したか履歴が残りますよね。


賞味期限シールに限ってのことではなく、
野暮ったいデザインのものを、自分のお店の特色を活かしたデザインの販売シール。
お客様にお渡しする予約明細、預かり票、幼稚園や保育所で使う、お誕生日のお祝い関連のシールや包装、カード、お使物関連データ・・・
販促以外では、マーチャンダイジング（MD=商品化計画）、マーケティング、全てにおいてデータベースが活躍していました。
特にMDは過去データや予測データを元に企画を練るので、各店の正しいデータがないと、お話しにならないわけです。
勤怠は一般的ですが、スタッフのスキル・ステータス管理も重要です。

写真（うちの店）の店長は、商品ごとのセールストークデータベースなんか作ってましたね。スタッフ全員が、商品ひとつひとつ自分の言葉で格好つけずに素直に書くらしいです。他の人のトークを見て学ぶと言ってましたね。

たぶん、ブックシートやワープロは非常に少なかったように思います。


もう、データベースが無いと、辛いですね、考えられないです。